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erp项目实施方案-第12章 采购管理

作者: admin 来源: erp系统 日期: 2021-07-20 21:53:48 人气: - 评论: 0

12.1 流程模拟

1)录入请购单。打开【请购单】模块,点【新增】,如图12-1,依照剧本录入,“单据日期”为“2020-12-01”,单身字段“需求日期”为“2020-12-04”,然后点【保存】。

 

12-1 录入请购单

2)指定供应商。在“请购单-流水簿”界面,如图12-2,选中某一行后,点【供应商指定】,如图12-3。

 

12-2 请购单-流水簿

 

12-3 指定供应商

3)审核请购单并生成采购单。点【审核】后,再点【生单】/【生单-采购订单】,如图12-4。注意:剧本中货品B、D、E分别向供应商B、供应商D、供应商E购买,所以生单操作,要一行一行地生单。

 

12-4 审核请购单并生成采购单

4)录入采购订单。在打开的“采购单-新增”界面,如图12-5,依照剧本录入,“单据日期”为“2020-12-01”,点【保存】。

 

12-5 录入采购订单

5)审核采购订单并生成采购入库单。分别审核3张采购单,然后选中其中一行,点【生单】/【生单采购入库】,如图12-6。

 

12-6 审核采购订单并生成采购入库单

6)录入采购入库单。在打开的“采购入库单-新增”界面,依照剧本录入,“单据日期”为“2020-12-04”,单身的“仓库”字段应改为“原材料仓”,点【保存】,如图12-7。

 

12-7 录入采购入库单

7)审核采购入库单,验证库存。回到“采购入库单-流水簿”界面,点【审核】,再打开【库存查询】,点【查询】,可以看到采购入库单中的货品,库存已经增加,如12-8

 

12-8 验证库存

 

 

12.2 系统参数

采购价格的控制,是否允许入超等,由系统参数决定,打开【系统设置】/【子系统参数】,点【采购】,如图12-9。

Ø 标准进价(标准进价|最近采购单价):是取货品资料里面的“标准进价”,还是取“最近采购单价”(在采购订单/采购入库单审核时自动更新此值)。

Ø 进价 > 核价(放行|警告|禁止):设为“禁止”可以防止采购订单/采购入库单/采购退回单的价格高于核价单的价格,一旦录入高于核价单的价格,系统会弹出禁止窗口,并把所有单价相关的字段清零。

Ø 是否允许超入:不允许超入时,如果采购入库单项次数量大于订单项次数量,则在单身项次录入数量时弹出禁止窗口,并把数量改为订单剩余数量。

Ø 默认仓库:采购入库单/采购退回单的单身字段仓库的默认值。

 

12-9 子系统参数-采购

12.3 功能详解

12.3.1 功能关键点

1)计算逻辑。单据身涉及单价、含税单价、金额、税额、价税合计,其计算逻辑:

不含税:金额 = 数量 ✕ 单价

税额 = 金额 ✕ 税率

价税合计 = 金额 + 税额

含税单价 = 价税合计 ÷ 数量

含税:  价税合计 = 数量 ✕ 含税单价

税额 = [价税合计 ÷(1+税率)]✕ 数量 ✕ 税率

金额 = 价税合计 - 税额

单价 = 金额 ÷ 数量

2)供应商来源。请购单默认供应商来源,如表12-1。

12-1 请购单供应商来源(表示已设置

货品(主供应商)

核价单(优先次序、供应商)

请购单(供应商来源)

×

×

手工录入

×

货品主供应商

核价单优先次序最小的供应商

3)价格来源。单据默认价格来源,如表12-2。

12-2 采购订单/入库单/退回单默认价格来源(表示已设置

货品(标准进价、最近采购单价)

核价单

采购订单/入库单/退回单(价格来源)

×

×

0

×

货品资料的价格(系统参数控制)

核价单价格

4)价格控制。

①货品资料价格控制。如果货品资料勾选了“进价控制”,并且指定了“进价上限”,则所有涉及此货品的价格都必须小于等于进价上限,这是不可逾越的底线

②系统参数价格控制。如果参数“进价 > 核价(放行|警告|禁止)”设为“禁止”,则采购订单/采购入库单/采购退回单的单价都必须小于等于核价单单价。核价单的价格遵循货品资料的价格控制,它是更高层次的要求。

5)关联生单。通过系统生单操作,不仅加快了单据的录入速度,最重要的是把单据背后的业务关联起来了,如表10-3。

10-3 单据生单关联表

源单据

目标单据/源单据

目标单据/源单据

目标单据

请购单

采购订单

采购入库单

采购发票(蓝字)

 

 

 

采购付款单

 

 

采购退回单

采购发票(红字)

 

 

 

采购退款单

 

 

采购发票(预收)

 

 

 

采购付款单(预付)

 

 

12.3.2 核价单

通过核价单,指定某一货品的供应商及价格,“优先次序”最低的供应商优先级最高,如图12-10。

 

12-10 核价单

提醒:如果高优先级供应商缺货,采购订单/采购入库单可以使用低优先级的供应商。

12.3.3 请购单

普通操作参见流程模拟部分。

1)请购单供应商。在录入请购单时,选择货品,自动填写“供应商”(供应商来源参见“表10-1 请购单供应商来源”),如图12-11。

 

12-11 请购单录入时自动带出供应商

如果没有在货品资料维护主供应商,也没有相关货品的核价单,则在“请购单-流水簿”界面,点【供应商指定】,在弹出窗口中指定供应商,如图12-12。

 

12-12 指定供应商

提醒:可以批量指定供应商:选中要指定供应商的多个行头,点【供应商指定】。

未指定供应商的请购单,无法通过【生单】生成采购单,如图12-13。

 

12-13 指定供应商的请购单无法生成采购单

2)请购单-跟单。请购人员关心的“请购数量多少,已经采购了多少,剩余多少未采购”,如图12-14。(必须通过【生单】生成“采购订单”才可以把流程关联起来。“采订数量>=请购数量”,在采购订单审核时会自动结束;如果有的货品采购了部分,剩余的不需要了,可以【结束】相关货品。跟单时只需关心未结束的请购单。)

 

12-14 请购单-跟单

12.3.4 采购订单

普通操作参见流程模拟部分。

1)取请购单(合并取单)。如果请购单笔数多,但每一笔的请购数量少,则需要合并采购,在采购订单新增时,点【取单】,打开“取单-请购单”界面,点【查询】,再点【相同货品汇总】,可以合并采购,如图12-15

 

 

12-15 取请购单(合并取单)

提醒:需要取单时合并货品的情况通常有2种:其一,贸易型企业,直接把销售订单生单至请购单,然后录入采购单时取单;其二,生产型企业,MRP运算时直接根据BOM展开生成请购单,然后录入采购单时取单。

合并取单的好处是:下采购单给供应商时,同一张订单的单身同一货品不会重复出现,比较简洁。

合并取单的不利是:无法在“请购单-流水簿”中直接跟单(请购单与采购单是多对一、多对多的关系),只能在取单时才知道是否有新的请购单未转采购单。而普通生单更易跟单(请购单与采购单是一对一、一对多的关系),直接在“请购单-流水簿”中跟单。

总的原则:如果不是必须,尽量在“请购单-流水簿”界面通过【生单】来生成采购单,方便跟单,避免合并取单。

2)价格来源。参见“表12-2 采购订单/入库单/退回单默认价格来源”,在采购订单录入时,选择货品带出价格,如图12-16。

 

12-16 选择货品带出价格

2)价格控制。 

①货品资料不控制价格,系统参数控制价格。“进价 > 核价(放行|警告|禁止)”不放行。

当参数“进价 > 核价”设为“警告”时,弹出警告窗口,可以正常【保存】,如12-17

 

12-17 限价警告

当参数进价 > 核价(放行|警告|禁止)”设为“禁止”时,弹出禁止提示,点【确定】后,价格相关字段全部置零,如图12-18。

 

12-18 限价禁止

②货品资料控制价格是底线。不管有无核价单,以及核价单限价,货品资料控制的进价上限不可突破,弹出禁止提示,点【确定】后,价格相关字段全部置零,如图12-19。

 

12-19 货品资料控制价格

 

3)MOQ最低补量/MPQ补货倍量。例如:当货品的最低补量为10,补货倍量为3,在采购订单录入数量为 7时回车后,会自动改为12。因为 7 < 最低补量 10,所以要购买的数量为 10;再考虑补货倍量 (最小包装量)3,用 10/3=3.33,取整 4,最终应采购:3*4=12。如图12-20。

 

 

12-20 MOQ最低补量/MPQ补货倍量

4)预付定金/预收发票跟踪。定金未付讫不可审核单据,如图12-21。

 

12-21 定金未付讫不可审核单据

5)跟单。采购员下单之后会跟踪到货,直接在“采购订单-流水簿”界面就可以看到采购订单数量多少,采购入库数量多少,采购退回数量多少,如图12-22。

 

12-22 订单跟单

提醒:要在“采购订单-流水簿”进行跟单的前提:采购入库单/采购退回单必须通过生单功能生成,这样系统才能把它们与采购订单进行关联。

6)料号关联。如果在“第8章 基础资料规划/8.3 功能详解/8.3.6 货品,客户料号,供应商料号”中维护了内部料号与供应商料号的对应关系后,在采购订单录入时,输入供应商料号与选择货品代码的效果是一样的,如图12-23。

 

12-23 料号关联

12.3.5 采购入库单

普通操作参见流程模拟部分。

1)价格来源。与采购订单类似。

2)价格控制。与采购订单类似。

3)跟踪开票。每张采购入库单项次,供应商开了多少发票,还剩多少未票,如图12-24。

 

12-24 跟踪采购开票

4)料号关联。与采购订单类似。

5)超入控制。系统参数“与是否允许超入”未勾选,如果采购库单项次数量大于订单项次剩余数量,则在单身项次录入数量时弹出禁止窗口,并把数量改为剩余数量,如图12-25。

 

12-25 超入控制

12.3.6 采购退回单

与采购入库单类似。

12.3.7 进退货明细表

采购入库单、采购退回单这两种单据的流水簿整合到一起,便于导出做进一步的数据分析,如图12-26。

 

12-26 进退货明细表

 

 

 


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